La mail non arriva a destinazione?

Limitare il problema spam nell’invio di mail massive da segreterie, web o newsletter.

Se le mail massive non raggiungono il destinatario il principale problema è rappresentato dall’antispam, di seguito una serie di accorgimenti per limitare il problema.

Le mail massive possono essere catalogate come SPAM dai filtri antispam; i filtri operano a più livelli: ci sono quelli dei provider di posta (ISP) che filtrano le e-mail in arrivo e quelli lato client, installati dall’utente stesso sul proprio programma di posta con le relative preferenze.

Poiché lo spam è un fenomeno in continua evoluzione e sono richieste sempre nuove soluzioni per contrastarlo, anche le regole a cui attenersi cambiano nel tempo.

Al di là delle differenze tra i vari sistemi, oggi la maggior parte dei filtri antispam funziona in questo modo: analizzano gli elementi che compongono il messaggio, oggetto e mittente compresi, e assegnano a ognuno di essi un punteggio di probabilità SPAM.

Più vengono riscontrati elementi sospetti nella nostra mail, minore è il punteggio complessivo e quindi maggiore è la probabilità di essere segnalati come spammer.

A contare non è il singolo comportamento (per esempio l’utilizzo di punti esclamativi nell’oggetto) quanto la somma di tutti i “comportamenti” ritenuti sospetti. 

Per dirla in altri termini, possiamo prenderci qualche rischio ogni tanto, possiamo anche ignorare le raccomandazioni degli esperti, se queste ultime non si adattano alle nostre esigenze, purché non si superi una certa soglia.

Una soglia “pericolosamente” variabile, che dipende dalle policy degli ISP e dalla scelta dei destinatari finali.

I Save the Date, gli inviti e i recap, tecnicamente possono essere ricondotti a delle newsletter in quanto si tratta di invii massivi di comunicazioni mediante un software specifico a destinatari di cui normalmente non abbiamo uno scambio di corrispondenza bidirezionale.

Un corretto invio di email massive è determinato da tre fattori fondamentali:

  1. Il SERVER che processa e invia il messaggio
  2. La composizione del MESSAGGIO che dobbiamo inviare
  3. Le LISTE dei destinatari del messaggio
  1. Il Server

Premesso che la gestione dei filtri antispam è controllata SOLO dal server di destinazione dell’email e pertanto è impossibile sapere cosa succede su questi server, né tantomeno intervenire su di essi, possiamo tuttavia adottare alcuni importanti accorgimenti tecnici/strutturali:

  • Il server sul quale deve essere installata la piattaforma deve avere un server SMTP certificato utilizzato solo per l’invio massivo di mail, ottemperano a tutti i requisiti richiesti dai più diffusi software antispam.
  • Il framework utilizzato dovrebbe essere  SPF (Sender Policy Framework), un protocollo tramite il quale è possibile certificare la provenienza della mail per una certa classe di mittenti; Il funzionamento è basato su criteri pubblicati direttamente nei DNS dei nomi di dominio.
  • La cifratura utilizzata dovrebbe essere DKIM (Domani Keys Identified Mail), l’email viene firmata digitalmente con doppia chiave pubblica e privata per identificare univocamente il mittente. Anche in questo caso la chiave è pubblicata direttamente nei DNS dei nomi di dominio.

L’insieme dell’utilizzo dei due protocolli certifica con un alta affidabilità la provenienza della mail; i filtri antispam hanno quindi una miglior propensione a ritenere una mail valida.

Rispettando questi protocolli e adottando tali accorgimenti, abbiamo la certezza che la parte infrastrutturale non penalizzerà in nessun modo il corretto invio delle nostre comunicazioni.

Questi accorgimenti spettano interamente al fornitore dei servizi. I  server Cloud su cui installiamo le nostre Segreterie web organizzative, rispecchiano pienamente questi requisiti.

  1. Composizione del messaggio
    Un messaggio è composto fondamentalmente da due parti:
  1. l’oggetto del messaggio
  2. il corpo del messaggio

Entrambe le parti sono attentamente analizzate dai filtri antispam; di seguito alcuni utili accorgimenti da tenere quanto si compongono:

Oggetto del messaggio:

  • Non usare caratteri tutti in maiuscolo come: SEI INVITATO AL ROADSHOW….
  • Non usare punti esclamativi ripetuti, come per esempio: partecipa al nostro roadshow !!! Non mancare!!! 
  • Non usare assolutamente un oggetto vuoto
  • Non iniziare un oggetto con una cifra espressa in euro o dollari.
  • Non iniziare un oggetto con la scritta GRATIS, FREE oppure CIAO in maiuscolo.
  • Evitare l’utilizzo delle parole inglesi FREE e GUARANTEED.
  • Non iniziare un oggetto con l’ username del destinatario ossia con quella parte che, in un indirizzo e-mail, precede la @, e neppure con il nome del destinatario
  • Non mettere troppi spazi bianchi tra una parola e l’altra, né tra una lettera e un’altra, per esempio:
    A T T E N Z I O N E ! N O V I T A’ A S S O L U T A !
  • Non inserire, a meno che non sia necessario, punti di domanda o punti esclamativi.
  • Evitare la parola “list”, “news” o “review”
  • Evitare l’uso di date nel Corpo del messaggio
  • Utilizzare una larghezza intorno ai 600 pixel e non superiore ai 640 pixel. L’ideale è scegliere una dimensione di 560 pixel 
  • Non fare il copia-incolla da word ma scrivere il messaggio a mano ex novo (con il copia- incolla si incorporano moltissimi tag nascosti di word che il server può mal interpretare)
  • Evitare l’uso di simboli speciali come < > & €, oltre a simboli speciali come i tre punti di sospensione di Word.
  • Non inviate email fatte di sole immagini. Oltre a non essere visualizzate da alcuni utenti, i filtri anti-spam non sono in grado di leggerle e pertanto pensando che la vostra mail sia vuota la marcheranno come inutile, quindi spam.
  • La quantità di immagini deve essere proporzionale alla quantità di testo scritto.
  • Le immagini devono essere nel formato jpg o gif . PNG si può usare solo se quota di client Lotus Notes v6 e v7 è molto ridotta, poiché non supportano quel formato (Ad esempio, Finanza & Futuro adotta ancora alcuni client Lotus quindi a loro non bisogna mandare file PNG) .
  • Evitare, come per l’oggetto, troppe parole scritte in maiuscolo o punti esclamativi.
  • evitare parole tipicamente usate dagli spammer come:“Clicca Qui!”, “Clicca Qui Subito!”, “Gratis!!!!!”
  1. Liste destinatari
    Per liste di destinatari si intendono le liste che vengono pre-caricate in piattaforma per poi essere utilizzati come destinatari nelle varie comunicazioni.

Queste liste devono essere il più possibile controllate per evitare i seguenti problemi:

  • indirizzi mail errati
  • indirizzi mail ripetuti più volte
  • indirizzi mail non più attivi o utilizzati

Il server mittente viene screditato se in un invio massivo molti suoi destinatari sono errati, inesistenti o ripetuti in quanto è esattamente il comportamento che hanno i server spammer; essi raccolgono milioni di indirizzi sul web con programmi automatici di cui però non verificano la validità o esistenza.

E’ quindi importante sincerarsi che la lista d’indirizzi sia controllata con cura.

Seguire queste norme naturalmente non garantisce un recapito certo
(ogni client ha parametri e filtri differenti)
ma riduce di un buon 90% la probabilità di essere ingiustamente intercettati. 

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