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Perché in azienda bisogna avere piu’ caselle PEC?

L’e-mail è da sempre il mezzo di comunicazione più diffuso, grazie alla sua economicità, facilità di utilizzo, immediatezza di trasmissione. In questo articolo parleremo del perché in azienda bisogna avere più caselle PEC.

Caratteristiche PEC

La Posta Elettronica Certificata è un servizio e-mail che permette di confermare l’invio da parte del mittente e la ricezione del messaggio del destinatario. In questo modo si dà valore legale alla posta elettronica, come è definito dal Decreto del Presidente della Repubblica dell’11 febbraio 2005 n.68. Un ulteriore vantaggio consiste nella certezza del contenuto, grazie ai protocolli di sicurezza che impediscono qualsiasi tipo di modifica al messaggio e agli eventuali allegati.

È come se fosse una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma presenta importanti differenze e vantaggi:

  • È semplice ed economica da inviare, riprodurre e archiviare.
  • Si può inviare a più destinatari contemporaneamente.
  • Può essere consultata ed utilizzata dove e quando si vuole.
  • Ha valore legale.

La PEC è obbligatoria per le pubbliche amministrazioni, le imprese, le società, le ditte individuali e i liberi professionisti. Ma sta diventando uno strumento indispensabile anche per i privati cittadini. Nonostante gli obblighi normativi, la diffusione del suo utilizzo è stata lenta.

La PEC in azienda

Viviamo e lavoriamo in un mondo sempre più digitaledove viaggiano dati di una certa complessità (bancari, aziendali, personali). Le aziende devono iniziare a concepire la PEC come uno strumento organizzativo.

Oggi molte organizzazioni aprono una casella PEC per l’intero asset aziendale, questo significa che alla stessa casella possono accedere tutti i dipendenti. Di conseguenza la sicurezza è messa a rischio poiché la password viene condivisa tra molti utenti. In più, è difficile tenere traccia delle singole operazioni e di chi se ne occupa. Tutto questo ha un’influenza negativa nell’organizzazione dei processi aziendali.  

Aprire più caselle PEC, ad esempio per ufficio o funzione aziendale, consente di avere una migliore gestione della documentazione, dei clienti, dei fornitori. Favorisce l’organizzazione dei i flussi, un maggiore ordine digitale e anche velocità ed efficienza.

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